Checklist per a la teva primera fira: com preparar l'estand

Per preparar l'estand de la teva primera fira necessites quatre coses, i en aquest ordre: la informació de l'organitzador, un disseny tancat a temps, la gràfica i la logística planificades, i un pla per al dia de muntatge. Aquesta checklist t'ho ordena per fases, des que reserves l'espai fins que desmuntes.

Els terminis exactes els marca cada fira al seu manual de l'expositor, així que aquí no hi trobaràs dates: hi trobaràs què va primer i què pot esperar.

Tampoc no entrem en com dissenyar l'estand ni en quin tipus triar. Per a això tens les nostres guies de com dissenyar un estand de fira i tipus d'estands per a fires.

• Defineix per què vas a la fira: aconseguir contactes, vendre, llançar un producte o reforçar la marca. Condiciona tota la resta.
• Fixa un pressupost total que inclogui l'espai, l'estand, els subministraments, els viatges i el personal. Si no saps per on començar, mira quant costa un estand de fira.
• Tria la ubicació amb criteri: proximitat als accessos i passadissos principals, nombre de cares obertes i qui tindràs al costat.
• Demana a l'organitzador les condicions de participació: què inclou l'espai i què es paga a part.

Aquesta és la fase que més problemes estalvia després. Demana i guarda:

• El manual de l'expositor, amb les normes tècniques, els terminis i els formularis.
• El plànol del pavelló amb la teva ubicació i les mides exactes de l'espai.
• L'alçada màxima permesa i les condicions per penjar elements del sostre.
• Què inclou l'espai: estand bàsic, moqueta o només terra.
• Quins serveis es contracten a part: electricitat, aigua, internet, neteja, mobiliari de lloguer.
• Les dates i horaris de muntatge i desmuntatge.
• Si cal presentar el projecte de l'estand per a la seva aprovació i en quin termini.
• Com es tramiten les acreditacions d'expositors i muntadors, i els accessos de vehicles.
• Les assegurances que exigeix la fira.
• Un contacte tècnic per resoldre dubtes.

Passa tota aquesta documentació al teu proveïdor de l'estand com més aviat millor. Molts problemes del dia de muntatge s'eviten simplement llegint bé el manual.

• Prepara un brief curt: objectius, què hi ha de cabre (taulell, zona de reunió, magatzem, producte), pressupost i marca.
• Revisa la proposta sobre el plànol real: mides, accessos i elements fixos del pavelló, com columnes, si n'hi ha.
• Aprova disseny i pressupost amb marge perquè la producció no vagi amb presses.
• Lliura els plànols a la fira dins de termini, si els demana.
• Contracta els subministraments, sobretot l'electricitat, pels canals de l'organitzador abans que tanquin els terminis.

Per a les decisions de disseny (zones, il·luminació, missatges), et remetem a la nostra guia de com dissenyar un estand de fira.

En una primera fira, la gràfica és el que més sol endarrerir-se, perquè depèn de diverses persones de la teva empresa.

• Reuneix els arxius: logotips en vectorial, colors corporatius i imatges en alta resolució.
• Escriu textos curts. El visitant llegeix des del passadís i caminant.
• Revisa les maquetes a escala sobre l'alçat de cada paret, amb les cotes reals.
• Comprova que res important queda tapat per un taulell, una pantalla o una porta.
• No t'oblidis de la gràfica petita: frontal del taulell, rètols de producte, vinils de terra.
• Signa l'aprovació final abans de la data de tancament que et doni el proveïdor. A partir d'aquí, qualsevol canvi costa temps i diners.

A l'estand d'A4 Toner, per exemple, la gràfica no es va quedar a les parets: quatre franges de color CMYK baixen des de la columna de cantonada i recorren el terra, al costat d'un fons de gran format. Aquest tipus de peces també es tanquen i s'aproven abans de produir.

• Fes una llista de tot el que portes tu: producte, fullets, marxandatge, pantalles, portàtils, allargadors, material de neteja.
• Decideix com arriba cada cosa: amb l'estand, per missatgeria o amb el teu equip. Comprova si la fira admet lliuraments abans del muntatge i on es reben.
• Etiqueta les caixes amb el nom de l'empresa, el pavelló i el número d'estand.
• Preveu un magatzem a l'estand per a caixes, abrics i estoc. Si no té lloc, acaba a la vista.
• Organitza l'equip: torns, qui atén qui i com recollireu els contactes.
• Prepara una caixa d'emergència: cinta de doble cara, tisores, cúter, brides, carregadors, regletes i draps. El primer dia sempre falta alguna cosa.
• Tramita les acreditacions del teu personal.

Si contractes l'estand complet, el muntatge el fa el teu proveïdor. Tot i així, convé que algú de la teva empresa hi passi abans de la inauguració:

• Porta les acreditacions i el telèfon del responsable del muntatge.
• Revisa l'estand contra el disseny aprovat: gràfica, rètols, mobiliari i llum.
• Comprova l'electricitat: que els llums, les pantalles i els equips s'encenen.
• Col·loca el teu producte i el teu material i guarda les caixes buides al magatzem.
• Fes fotos de l'estand acabat i net, abans que arribi el públic.
• Confirma els horaris d'accés per a expositors durant els dies de fira.

• Respecta l'horari de desmuntatge. Moltes fires no permeten començar a desmuntar abans del tancament oficial.
• Retira el teu producte i els teus equips abans que entri l'equip de desmuntatge.
• Si l'estand es reutilitza, deixa clar què es guarda i què no.
• Fes el seguiment dels contactes els dies següents, mentre encara se'n recorden de tu.
• Apunta què ha funcionat i què no. Et servirà per a la propera fira.

A Unical Graphic dissenyem, fabriquem i muntem estands per a fires des de 1994. Ens encarreguem de la gràfica, la producció, el transport i el muntatge, i revisem amb tu el manual de l'expositor perquè no se n'escapi res. Fabriquem a Barcelona i instal·lem a tot Espanya.

Si és la teva primera fira i penses repetir, un estand modular és una bona manera de començar: el reutilitzes en les següents. Demana pressupost o truca'ns al 937 50 23 04.