Estands a Fira de Barcelona: guia per a expositors

Per muntar un estand a Fira de Barcelona, ja sigui a Montjuïc o a Gran Via, l'important és conèixer aviat les normes de l'organitzador i del recinte, encaixar l'estand en els horaris de muntatge i desmuntatge, tramitar a temps plànols i acreditacions i planificar bé la logística. El mateix val per a qualsevol recinte firal gran.

En aquesta guia t'expliquem què cal revisar i en quin ordre. No substitueix el manual de l'expositor: cada fira publica les seves normes, i són les que manen. Si és la teva primera fira, complementa aquesta guia amb la nostra checklist per preparar l'estand.

Fira de Barcelona té dos recintes: Montjuïc, al costat de la plaça d'Espanya, en ple centre de la ciutat, i Gran Via, a L'Hospitalet de Llobregat. Cada certamen se celebra en un d'ells (o en tots dos), i això condiciona els accessos, la càrrega i descàrrega i els desplaçaments del teu equip.

El primer és confirmar en quin recinte i en quin pavelló serà el teu estand. Demana el plànol del pavelló i fixa't en el que tens al voltant: accessos de mercaderies, passadissos principals i elements fixos propers, com columnes, sortides d'emergència o quadres elèctrics. Tot això afecta el disseny i el muntatge.

En una fira gran hi ha dos nivells de normes:

• Les del recinte, comunes a tot el que s'hi munta: seguretat, evacuació, ús de les instal·lacions i accessos.
• Les de l'organitzador del certamen, que cada fira concreta al seu manual de l'expositor: alçades màximes, condicions per a elements penjats o dobles plantes, acabat de les parets que donen als veïns, terminis i formularis.

No et podem donar una llista tancada de normes, perquè canvien d'una fira a una altra i d'una edició a la següent. El que sí que et recomanem sempre: descarrega el manual de l'expositor tan bon punt confirmis la teva participació i passa'l al teu proveïdor de l'estand. Si hi ha alguna cosa que no és clara, es consulta al servei tècnic de la fira abans de dissenyar, no el dia de muntatge.

Temes que solen aparèixer en aquests manuals i que convé llegir amb calma:

• Alçada màxima i distàncies als límits de l'espai.
• Materials permesos i el seu comportament davant del foc.
• Elements suspesos del sostre del pavelló.
• Instal·lació elèctrica i qui la pot connectar.
• Serveis que només es contracten a través de l'organització.

En molts certàmens cal enviar el projecte de l'estand perquè l'organització el revisi abans del muntatge, sobretot si és a mida, té elements alts o penjats o una doble planta. El manual indica quina documentació es demana; normalment, planta i alçats amb cotes.

• Treballa sempre sobre el plànol oficial de l'espai, amb les mides que dona l'organització.
• Comprova on queda la presa elèctrica abans de tancar la distribució de l'estand.
• Tingues en compte els veïns: revisa què diu el manual sobre les parets mitgeres i el seu acabat.
• Respecta els terminis de lliurament del projecte. Si vas tard, el muntatge es complica.

Per a les decisions de disseny en si, tens la nostra guia de com dissenyar un estand de fira.

Cada fira fixa uns dies i horaris de muntatge i desmuntatge. En recintes grans, amb moltes empreses treballant alhora, aquestes finestres es compleixen amb rigor. I això afecta el disseny: un estand amb molta fusteria, maquinària pesant o grans elements penjats necessita més temps de muntatge, i cal assegurar-se que hi cap en el temps disponible.

• Demana el calendari de muntatge i desmuntatge amb els horaris exactes.
• Pregunta si hi ha franges diferents segons la mida de l'estand o el tipus de muntatge.
• Reserva temps per al producte: col·locar maquinària, pantalles o expositors després d'aixecar l'estructura.
• Planifica també el desmuntatge: hi ha un termini per deixar l'espai lliure, i el teu material ha de sortir a temps.

Un exemple: a l'estand de més de 50 m² de Timedi i JVM per a una fira del sector farmacèutic a Barcelona, el muntatge incloïa la instal·lació de maquinària real de dispensació farmacèutica en funcionament. Amb peces així, coordinar estructura, maquinària i horaris forma part del projecte des del primer plànol.

Al recinte no s'hi entra sense acreditació, tampoc durant el muntatge.

• Expositors: el teu equip necessita les seves acreditacions per als dies de fira.
• Muntadors: l'empresa que munta el teu estand tramita les del seu personal seguint el procediment de la fira.
• Vehicles: la càrrega i descàrrega sol estar regulada amb permisos i franges d'accés.

Tramita-ho amb marge i tingues les dades preparades: noms, empresa i matrícules, si es demanen. Cada minut perdut en un control d'accés és temps de muntatge que no recuperes.

• Transport: decideix si l'estand i el teu material arriben junts o per separat, i qui rep cada enviament. Etiqueta cada bult amb empresa, pavelló i número d'estand.
• Càrrega i descàrrega: confirma els accessos assignats i si necessites mitjans d'elevació per a peces pesants.
• Subministraments: l'electricitat, l'aigua o internet se solen contractar pels canals de l'organitzador i dins de termini. Calcula la potència que necessites (il·luminació, pantalles, maquinària) abans de demanar-la.
• Magatzem: preveu on guardar caixes i estoc dins de l'estand.
• Neteja i residus: revisa quins serveis ofereix la fira i què has de gestionar tu.

Treballar amb un proveïdor proper ajuda: fabriquem a Barcelona, així que qualsevol ajust o peça de reposició és a prop. I si la teva propera fira és en una altra ciutat, instal·lem a tot Espanya.

Dos exemples d'estands que hem dissenyat, produït i muntat per a fires a Barcelona:

• Timedi / JVM. Estand de més de 50 m² per a una fira del sector farmacèutic, amb estructura de doble alçada, lletres corpòries de gran format, arc d'accés, zona de demostració amb maquinària real i àrea de reunions.
• Cava Pharma. Estand prèmium de més de 30 m² per a una fira farmacèutica internacional, amb estructura tancada en negre mat, il·luminació LED blava, pantalles retroil·luminades de gran format, taulell corporatiu i zona lounge per a reunions.

Pots veure més treballs a la nostra pàgina d'estands per a fires.

A Unical Graphic dissenyem, fabriquem i muntem estands des de 1994. Revisem amb tu el manual de l'expositor, preparem el projecte de l'estand i coordinem producció, transport, muntatge i desmuntatge dins dels horaris de la fira.

Si vols fer-te una idea del pressupost, mira quant costa un estand de fira. I quan tinguis l'espai, demana pressupost o truca'ns al 937 50 23 04.