Checklist para tu primera feria: cómo preparar el stand

Para preparar el stand de tu primera feria necesitas cuatro cosas, y en este orden: la información del organizador, un diseño cerrado a tiempo, la gráfica y la logística planificadas, y un plan para el día de montaje. Esta checklist te lo ordena por fases, desde que reservas el espacio hasta que desmontas.

Los plazos exactos los marca cada feria en su manual del expositor, así que aquí no encontrarás fechas: encontrarás qué va primero y qué puede esperar.

Tampoco entramos en cómo diseñar el stand ni en qué tipo elegir. Para eso tienes nuestras guías de cómo diseñar un stand para feria y tipos de stands para ferias.

• Define para qué vas a la feria: conseguir contactos, vender, lanzar un producto o reforzar la marca. Condiciona todo lo demás.
• Fija un presupuesto total que incluya el espacio, el stand, los suministros, los viajes y el personal. Si no sabes por dónde empezar, mira cuánto cuesta un stand de feria.
• Elige la ubicación con criterio: cercanía a accesos y pasillos principales, número de caras abiertas y quién tendrás al lado.
• Pide al organizador las condiciones de participación: qué incluye el espacio y qué se paga aparte.

Esta es la fase que más problemas ahorra después. Pide y guarda:

• El manual del expositor, con las normas técnicas, los plazos y los formularios.
• El plano del pabellón con tu ubicación y las medidas exactas del espacio.
• La altura máxima permitida y las condiciones para colgar elementos del techo.
• Qué incluye el espacio: stand básico, moqueta o solo suelo.
• Qué servicios se contratan aparte: electricidad, agua, internet, limpieza, mobiliario de alquiler.
• Las fechas y horarios de montaje y desmontaje.
• Si hay que presentar el proyecto del stand para su aprobación y en qué plazo.
• Cómo se tramitan las acreditaciones de expositores y montadores, y los accesos de vehículos.
• Los seguros que exige la feria.
• Un contacto técnico para resolver dudas.

Pasa toda esta documentación a tu proveedor del stand cuanto antes. Muchos problemas del día de montaje se evitan simplemente leyendo bien el manual.

• Prepara un brief corto: objetivos, qué tiene que caber (mostrador, zona de reunión, almacén, producto), presupuesto y marca.
• Revisa la propuesta sobre el plano real: medidas, accesos y elementos fijos del pabellón, como columnas, si los hay.
• Aprueba diseño y presupuesto con margen para que la producción no vaya con prisas.
• Entrega los planos a la feria dentro de plazo, si los pide.
• Contrata los suministros, sobre todo la electricidad, por los canales del organizador antes de que cierren los plazos.

Para las decisiones de diseño (zonas, iluminación, mensajes), te remitimos a nuestra guía de cómo diseñar un stand para feria.

En una primera feria, la gráfica es lo que más suele retrasarse, porque depende de varias personas de tu empresa.

• Reúne los archivos: logotipos en vectorial, colores corporativos e imágenes en alta resolución.
• Escribe textos cortos. El visitante lee desde el pasillo y caminando.
• Revisa las maquetas a escala sobre el alzado de cada pared, con las cotas reales.
• Comprueba que nada importante queda tapado por un mostrador, una pantalla o una puerta.
• No te olvides de la gráfica pequeña: frontal del mostrador, rótulos de producto, vinilos de suelo.
• Firma la aprobación final antes de la fecha de cierre que te dé el proveedor. A partir de ahí, cualquier cambio cuesta tiempo y dinero.

En el stand de A4 Toner, por ejemplo, la gráfica no se quedó en las paredes: cuatro franjas de color CMYK bajan desde la columna de esquina y recorren el suelo, junto a un fondo de gran formato. Ese tipo de piezas también se cierran y se aprueban antes de producir.

• Haz una lista de todo lo que llevas tú: producto, folletos, merchandising, pantallas, portátiles, alargadores, material de limpieza.
• Decide cómo llega cada cosa: con el stand, por mensajería o con tu equipo. Comprueba si la feria admite entregas antes del montaje y dónde se reciben.
• Etiqueta las cajas con el nombre de la empresa, el pabellón y el número de stand.
• Prevé un almacén en el stand para cajas, abrigos y stock. Si no tiene sitio, acaba a la vista.
• Organiza al equipo: turnos, quién atiende a quién y cómo vais a recoger los contactos.
• Prepara una caja de emergencia: cinta de doble cara, tijeras, cúter, bridas, cargadores, regletas y paños. El primer día siempre falta algo.
• Tramita las acreditaciones de tu personal.

Si contratas el stand completo, el montaje lo hace tu proveedor. Aun así, conviene que alguien de tu empresa pase antes de la inauguración:

• Lleva las acreditaciones y el teléfono del responsable del montaje.
• Revisa el stand contra el diseño aprobado: gráfica, rótulos, mobiliario y luz.
• Comprueba la electricidad: que las luces, las pantallas y los equipos se encienden.
• Coloca tu producto y tu material y guarda las cajas vacías en el almacén.
• Haz fotos del stand terminado y limpio, antes de que llegue el público.
• Confirma los horarios de acceso para expositores durante los días de feria.

• Respeta el horario de desmontaje. Muchas ferias no permiten empezar a desmontar antes del cierre oficial.
• Retira tu producto y tus equipos antes de que entre el equipo de desmontaje.
• Si el stand se reutiliza, deja claro qué se guarda y qué no.
• Haz el seguimiento de los contactos en los días siguientes, mientras se acuerdan de ti.
• Apunta qué ha funcionado y qué no. Te servirá para la próxima feria.

En Unical Graphic diseñamos, fabricamos y montamos stands para ferias desde 1994. Nos encargamos de la gráfica, la producción, el transporte y el montaje, y revisamos contigo el manual del expositor para que no se escape nada. Fabricamos en Barcelona e instalamos en toda España.

Si es tu primera feria y piensas repetir, un stand modular es una buena forma de empezar: lo reutilizas en las siguientes. Pide presupuesto o llámanos al 937 50 23 04.