Stands en Fira de Barcelona: guía para expositores

Para montar un stand en Fira de Barcelona, ya sea en Montjuïc o en Gran Via, lo importante es conocer pronto las normas del organizador y del recinto, encajar el stand en los horarios de montaje y desmontaje, tramitar a tiempo planos y acreditaciones y planificar bien la logística. Lo mismo vale para cualquier recinto ferial grande.

En esta guía te explicamos qué revisar y en qué orden. No sustituye al manual del expositor: cada feria publica sus propias normas, y son las que mandan. Si es tu primera feria, complementa esta guía con nuestra checklist para preparar el stand.

Fira de Barcelona tiene dos recintos: Montjuïc, junto a la plaza de España, en pleno centro de la ciudad, y Gran Via, en L'Hospitalet de Llobregat. Cada certamen se celebra en uno de ellos (o en los dos), y eso condiciona los accesos, la carga y descarga y los desplazamientos de tu equipo.

Lo primero es confirmar en qué recinto y en qué pabellón estará tu stand. Pide el plano del pabellón y fíjate en lo que tienes alrededor: accesos de mercancías, pasillos principales y elementos fijos cercanos, como columnas, salidas de emergencia o cuadros eléctricos. Todo eso afecta al diseño y al montaje.

En una feria grande hay dos niveles de normas:

• Las del recinto, comunes a todo lo que se monta en él: seguridad, evacuación, uso de las instalaciones y accesos.
• Las del organizador del certamen, que cada feria concreta en su manual del expositor: alturas máximas, condiciones para elementos colgados o dobles plantas, acabado de las paredes que dan a los vecinos, plazos y formularios.

No te podemos dar una lista cerrada de normas, porque cambian de una feria a otra y de una edición a la siguiente. Lo que sí te recomendamos siempre: descarga el manual del expositor en cuanto confirmes tu participación y pásalo a tu proveedor del stand. Si algo no está claro, se consulta al servicio técnico de la feria antes de diseñar, no el día de montaje.

Temas que suelen aparecer en estos manuales y que conviene leer con calma:

• Altura máxima y distancias a los límites del espacio.
• Materiales permitidos y su comportamiento frente al fuego.
• Elementos suspendidos del techo del pabellón.
• Instalación eléctrica y quién puede conectarla.
• Servicios que solo se contratan a través de la organización.

En muchos certámenes hay que enviar el proyecto del stand para que la organización lo revise antes del montaje, sobre todo si es a medida, tiene elementos altos o colgados o una doble planta. El manual indica qué documentación se pide; normalmente, planta y alzados con cotas.

• Trabaja siempre sobre el plano oficial del espacio, con las medidas que da la organización.
• Comprueba dónde queda la toma eléctrica antes de cerrar la distribución del stand.
• Ten en cuenta a los vecinos: revisa qué dice el manual sobre las paredes medianeras y su acabado.
• Respeta los plazos de entrega del proyecto. Si vas tarde, el montaje se complica.

Para las decisiones de diseño en sí, tienes nuestra guía de cómo diseñar un stand para feria.

Cada feria fija unos días y horarios de montaje y desmontaje. En recintos grandes, con muchas empresas trabajando a la vez, esas ventanas se cumplen con rigor. Y eso afecta al diseño: un stand con mucha carpintería, maquinaria pesada o grandes elementos colgados necesita más tiempo de montaje, y hay que asegurarse de que cabe en el tiempo disponible.

• Pide el calendario de montaje y desmontaje con los horarios exactos.
• Pregunta si hay franjas distintas según el tamaño del stand o el tipo de montaje.
• Reserva tiempo para el producto: colocar maquinaria, pantallas o expositores después de levantar la estructura.
• Planifica también el desmontaje: hay un plazo para dejar el espacio libre, y tu material tiene que salir a tiempo.

Un ejemplo: en el stand de más de 50 m² de Timedi y JVM para una feria del sector farmacéutico en Barcelona, el montaje incluía la instalación de maquinaria real de dispensación farmacéutica en funcionamiento. Con piezas así, coordinar estructura, maquinaria y horarios forma parte del proyecto desde el primer plano.

Al recinto no se entra sin acreditación, tampoco durante el montaje.

• Expositores: tu equipo necesita sus acreditaciones para los días de feria.
• Montadores: la empresa que monta tu stand tramita las de su personal siguiendo el procedimiento de la feria.
• Vehículos: la carga y descarga suele estar regulada con permisos y franjas de acceso.

Tramítalo con margen y ten los datos preparados: nombres, empresa y matrículas, si se piden. Cada minuto perdido en un control de acceso es tiempo de montaje que no recuperas.

• Transporte: decide si el stand y tu material llegan juntos o por separado, y quién recibe cada envío. Etiqueta cada bulto con empresa, pabellón y número de stand.
• Carga y descarga: confirma los accesos asignados y si necesitas medios de elevación para piezas pesadas.
• Suministros: la electricidad, el agua o internet se suelen contratar por los canales del organizador y dentro de plazo. Calcula la potencia que necesitas (iluminación, pantallas, maquinaria) antes de pedirla.
• Almacén: prevé dónde guardar cajas y stock dentro del stand.
• Limpieza y residuos: revisa qué servicios ofrece la feria y qué tienes que gestionar tú.

Trabajar con un proveedor cercano ayuda: fabricamos en Barcelona, así que cualquier ajuste o pieza de reposición está a mano. Y si tu siguiente feria es en otra ciudad, instalamos en toda España.

Dos ejemplos de stands que hemos diseñado, producido y montado para ferias en Barcelona:

• Timedi / JVM. Stand de más de 50 m² para una feria del sector farmacéutico, con estructura de doble altura, letras corpóreas de gran formato, arco de acceso, zona de demostración con maquinaria real y área de reuniones.
• Cava Pharma. Stand premium de más de 30 m² para una feria farmacéutica internacional, con estructura cerrada en negro mate, iluminación LED azul, pantallas retroiluminadas de gran formato, mostrador corporativo y zona lounge para reuniones.

Puedes ver más trabajos en nuestra página de stands para ferias.

En Unical Graphic diseñamos, fabricamos y montamos stands desde 1994. Revisamos contigo el manual del expositor, preparamos el proyecto del stand y coordinamos producción, transporte, montaje y desmontaje dentro de los horarios de la feria.

Si quieres hacerte una idea del presupuesto, mira cuánto cuesta un stand de feria. Y cuando tengas el espacio, pide presupuesto o llámanos al 937 50 23 04.